Το Ψηφιακό Πελατολόγιο αποτελεί μια πρωτοβουλία της ΑΑΔΕ που στοχεύει στη μείωση της φοροδιαφυγής μέσω της ψηφιακής καταγραφής και παρακολούθησης των συναλλαγών. Μετά την υποχρεωτική εφαρμογή του στον κλάδο των οχημάτων από την 1η Ιουλίου 2025, από το 2026 η ΑΑΔΕ επεκτείνει το Ψηφιακό Πελατολόγιο σε νέους κλάδους και ένας από αυτούς είναι ο χώρος των εκδηλώσεων.

Κάθε υπηρεσία που αφορά γάμο, δεξίωση, πάρτι ή οποιαδήποτε κοινωνική εκδήλωση, πλέον πρέπει να έχει ηλεκτρονικό αποτύπωμα πριν καν ξεκινήσει. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση που αναλαμβάνει την εκδήλωση πρέπει να καταχωρει ψηφιακά τον πελάτη της, δηλαδή το ζευγάρι ή τον διοργανωτή, στο σύστημα της ΑΑΔΕ. Η καταχώριση γίνεται πριν συμφωνηθεί, στηθεί ή παραδοθεί οποιαδήποτε υπηρεσία.

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο λειτουργεί ως προκαταγραφή του πελάτη. Δηλώνονται ηλεκτρονικά το όνομα, η ημερομηνία εκδήλωσης, το συμφωνηθέν ποσό ή το εύρος της υπηρεσίας και στη συνέχεια, όταν ολοκληρωθεί η εκδήλωση, πρέπει να εκδοθεί άμεσα το αντίστοιχο παραστατικό στο e-send (για ταμειακές) και να διαβιβαστεί στο myDATA. Με αυτόν τον τρόπο η ΑΑΔΕ βλέπει σε πραγματικό χρόνο ποιος πελάτης εξυπηρετείται, πότε και από ποια επιχείρηση, και στη συνέχεια ελέγχει αν εκδόθηκε η νόμιμη απόδειξη ή τιμολόγιο.

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο και η επέκταση του το 2026 σε:

• Εταιρείες catering
• Διοργανωτές εκδηλώσεων (γάμους, βαφτίσεις, πάρτι, εταιρικές εκδηλώσεις)
• Επιχειρήσεις με αίθουσες και κτήματα δεξιώσεων
• Εταιρείες ήχου και φωτισμού

(Τρέχουσα Εφαρμογή στον Κλάδο του Αυτοκινήτου Από την 1η Ιουλίου 2025, υποχρεούνται σε τήρηση Ψηφιακού Πελατολογίου ήδη:​

• Συνεργεία επισκευής και συντήρησης οχημάτων
• Φανοποιεία
• Επιχειρήσεις τοποθέτησης συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα
• Χώροι στάθμευσης
• Πλυντήρια αυτοκινήτων
• Επιχειρήσεις ενοικίασης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών και λοιπών οχημάτων)

Η εφαρμογή του Ψηφιακού Πελατολογίου, το οποίο θα υποχρεώσει τις επιχειρήσεις αίθουσας δεξιώσεων, catering και διοργανωτές εκδηλώσεων να καταγράφουν τα στοιχεία του ζευγαριού (και κάθε συναφούς πελάτη) ηλεκτρονικά στη βάση δεδομένων της ΑΑΔΕ.​ Οι καταχωρίσεις γίνονται από το πρώτο στάδιο επικοινωνίας. 

Από τη στιγμή που η επιχείρηση καταχωρήσει το ζευγάρι στο ψηφιακό πελατολόγιο, ενεργοποιείται μια υποχρεωτική διαδικασία που πρέπει να καταλήξει σε έκδοση παραστατικού. Αν δηλωθεί πελάτης χωρίς να εκδοθεί απόδειξη, αυτό φαίνεται αυτόματα.

Τι θα περιλαμβάνει η καταχώρηση στο Ψηφιακό Πελατολόγιο:

Με βάση το πρότυπο του κλάδου οχημάτων και ειδικότερα των ενοικιάσεων, τα προς καταχώριση στοιχεία περιλαμβάνουν:

• Τύπος Πελατολογίου: (Π.χ., Catering, Οργάνωση Εκδήλωσης).
• Εγκατάσταση Οντότητας: Ο αριθμός του παραρτήματος όπου παρέχεται η υπηρεσία.
• Τύπος Υπηρεσίας: Άπαξ (π.χ., ένα πάρτι), Επαναλαμβανόμενη, ή Διαρκής (π.χ., μίσθωση εξοπλισμού για μεγάλο διάστημα).
• Στοιχεία Πελάτη: ΑΦΜ Λήπτη Υπηρεσίας (υποχρεωτικό για χονδρική – B2B, προαιρετικό για λιανική – B2C), Χώρα Λήπτη.
• Χρονική Διάρκεια: Ημερομηνία Έναρξης και Λήξης της Παρεχόμενης Υπηρεσίας (απαραίτητο για διαρκείς υπηρεσίες).
• Μετά την καταχώριση, η ΑΑΔΕ αποστέλλει έναν Μοναδικό Αριθμό Εγγραφής Ψηφιακού Πελατολογίου

Κατάργηση Υποχρέωσης Υποβολής Συμφωνητικών​

Με την απόφαση Α.1150/2025 του Διοικητή της ΑΑΔΕ, Γιώργου Πιτσιλή, οι επιχειρήσεις που τηρούν Ψηφιακό Πελατολόγιο απαλλάσσονται από την υποχρέωση υποβολής των συμφωνητικών που καταρτίζουν με τους πελάτες τους στην “Κατάσταση Συμφωνητικών” (παρ. 16, άρθ.8, Ν.1882/1990).​

Από την πρώτη Ιουλίου του 2025 τα συμφωνητικά που συνάπτονται μεταξύ επιχείρησης και πελάτη δεν χρειάζεται πλέον να υποβάλλονται στην κατάσταση συμφωνητικών. Η ΑΑΔΕ εφαρμόζει την αρχή “μόνον άπαξ”. Όταν η πληροφορία υπάρχει ήδη στο Ψηφιακό Πελατολόγιο, δεν απαιτείται δεύτερη υποβολή. Αυτό θα ισχύσει και για τους κλάδους των εκδηλώσεων από την ημέρα που θα ενταχθούν στην υποχρέωση τήρησης πελατολογίου.

Ποινές – Πρόστιμα

Αν εξυπηρετηθεί πελάτης χωρίς καταχώριση, αυτό θεωρείται παράβαση που ενεργοποιεί πρόστιμο. Αναμένεται αντίστοιχη δομή και στα επαγγέλματα εκδηλώσεων. Το πρόστιμο για κάθε «ξεχασμένο» πελάτη είναι 100 ευρώ (για κάθε αυτοκίνητο στον κλάδο οχημάτων). Ανάλογα πρόστιμα αναμένονται και για εκδηλώσεις. Σε περίπτωση αποκλίσεων μεταξύ ψηφιακού αρχείου και εκδοθέντων αποδείξεων (π.χ. δηλώθηκε πελάτης χωρίς να κόψει απόδειξη), η επιχείρηση μπαίνει «στο μικροσκόπιο» των ελεγκτικών μηχανισμών για ενδελεχή φορολογικό έλεγχο

Πράξεις με ΦΠΑ: Πρόστιμο ίσο με το 50% του ΦΠΑ που αναγράφεται στο μη διαβιβασθέν στοιχείο. Το πρόστιμο αυτό δεν μπορεί να είναι κατώτερο από 250 ευρώ (για απλογραφικά) ή 500 ευρώ (για διπλογραφικά) ανά φορολογικό έλεγχο.

Η φορολογική διοίκηση θα εντοπίζει ύποπτες διακυμάνσεις στη ροή πελατών και στις δηλωθείσες συναλλαγές. Παράδειγμα: Αν δηλωθεί ότι η δεξίωση έγινε για 300 άτομα, αλλά στο myDATA δεν υπάρχει αντίστοιχη τιμολόγηση για τα φαγητά ή ποτά, μπορεί να ενεργοποιηθεί φορολογικός έλεγχος.​

Αναστολή Λειτουργίας: Η λειτουργία της επαγγελματικής εγκατάστασης αναστέλλεται άμεσα για 48 ώρες εάν, κατά τον ίδιο μερικό επιτόπιο έλεγχο, διαπιστωθεί:

• είτε η μη έκδοση ή ανακριβής έκδοση πλέον των 10 παραστατικών πώλησης,
• είτε, ανεξαρτήτως πλήθους παραστατικών, ότι η αξία των αγαθών ή υπηρεσιών για τις οποίες δεν εκδόθηκε παραστατικό υπερβαίνει τα 500 ευρώ.

Σημαντικό είναι και το ζήτημα των εργαζομένων σε μια εκδήλωση. Το ΣΕΠΕ μέσω του ΕΡΓΑΝΗ πλέον μπορεί να διασταυρώνει μέσω καταχωρίσεων πόσα άτομα εργάστηκαν σε μια εκδήλωση. Αν μια επιχείρηση δεν δηλώσει προσωπικό και εντοπιστεί από τους διασταυρωτικούς ελέγχους, προβλέπονται βαριά πρόστιμα και ακόμα και αναστολή λειτουργίας.

(Ήδη στην εστίαση λειτουργεί και η ψηφιακή κάρτα εργασίας από την 1η Μαρτίου 2025, με τον ΚΑΔ 56.21 (Δραστηριότητες υπηρεσιών τροφοδοσίας για εκδηλώσεις) και 56.21.1 (Υπηρεσίες τροφοδοσίας εκδηλώσεων – catering) να περιλαμβάνονται στους υπόχρεους.​)

Παραδείγματα:

1. Ένα ζευγάρι που κανονίζει δεξίωση σε κτήμα, μαζί με υπηρεσίες catering και ήχου, θα πρέπει να ξέρει ότι ο επαγγελματίας οφείλει να το καταχωρίσει ηλεκτρονικά πριν ακόμη του στήσει το πρώτο τραπέζι. Αν γίνει φωτογράφιση ή προσφέρεται μουσική κάλυψη χωρίς καταχώριση και χωρίς απόδειξη, η ευθύνη είναι της επιχείρησης και όχι του ζευγαριού. Η καταγραφή στο πελατολόγιο δεν επιβαρύνει καθόλου τον πελάτη. Απλώς εξασφαλίζει ότι όλα θα γίνουν νόμιμα. Το ζευγάρι έχει το δικαίωμα να ζητήσει επίσημη απόδειξη ή τιμολόγιο από όλους τους επαγγελματίες του γάμου, από τον DJ μέχρι το catering και την αίθουσα δεξίωσης. Αν η επιχείρηση τους κρατήσει προκαταβολή, πρέπει να τους δώσει παραστατικό και για την προκαταβολή. Η ηλεκτρονική καταχώριση από την επιχείρηση σημαίνει ότι τα στοιχεία τους διασταυρώνονται ασφαλώς με myDATA, χωρίς δική τους διαδικασία. Το ζευγάρι δεν τιμωρείται αν ο επαγγελματίας δεν τηρεί τις υποχρεώσεις του.
2. Γάμος με catering: Ένας επαγγελματίας catering κλείνει γάμο και βγάζει προκαταβολή. Προτού την εισπράξει, πρέπει να καταχωρίσει το ζευγάρι στο e-πελατολόγιο. Στη συνέχεια, όταν πληρωθεί μέρος ή όλο το ποσό, εκδίδει απόδειξη μέσω e-send/myDATA στο όνομα των πελατών.
3. Επαγγελματικό πάρτι σε αίθουσα δεξιώσεων: Μία εταιρεία οργανώνει event σε κτήμα. Ο διοργανωτής (ή ο ίδιος ο πελάτης) πρέπει να μπει στο ψηφιακό πελατολόγιο από την πρώτη επαφή. Οι υπηρεσίες χώρου, ήχου/φωτισμού που παρέχονται θα τιμολογηθούν με το e-πελατολόγιο ενεργό. Π.χ., η εταιρεία παραγωγής φωτισμού καταχωρεί το όνομα εταιρείας/πελάτη στο σύστημα πριν στήσει τον εξοπλισμό. Έτσι η τελική τιμολόγηση συνδέεται ψηφιακά με την καταχώριση.
4. Ενοικίαση εξοπλισμού (ήχου/φωτισμού): Μία επιχείρηση ήχου συνεργάζεται σε μεγάλο πάρτι. Καταχωρεί ψηφιακά τον διοργανωτή ή τον υπεύθυνο εκδήλωσης ως πελάτη. Κάθε πληρωμή (προκαταβολή ή τελική) αποτυπώνεται άμεσα στο myDATA μέσω του e-send.

Τεχνολογική Ετοιμότητα:

Οι επιχειρήσεις Catering, οι διοργανωτές και οι αίθουσες δεξιώσεων πρέπει να εκμεταλλευτούν τον χρόνο της μετάθεσης για την πλήρη τεχνική προετοιμασία. Αυτό περιλαμβάνει την αναβάθμιση των λογιστικών και διαχειριστικών τους λογισμικών (CRM/ERP) ώστε να μπορούν να διαβιβάζουν αυτόματα τα δεδομένα του 1ου Χρόνου Ενεργειών στην ΑΑΔΕ και να λαμβάνουν τον Μοναδικό Αριθμό Εγγραφής. Για την αντιμετώπιση των προκλήσεων, η ΑΑΔΕ έχει δημοσιεύσει ειδικά εκπαιδευτικά video στο YouTube κανάλι της για τη σωστή χρήση της δωρεάν εφαρμογής.​

Τέλος, ως γενικό μήνυμα προς το κοινό, οι αλλαγές του ψηφιακού πελατολογίου δεν γίνονται για να επιβαρύνουν τον πολίτη αλλά για να διασφαλίσουν διαφάνεια, νομιμότητα και προστασία του πελάτη. Οι διαδικασίες είναι πλήρως ψηφιακές, γίνονται αυτόματα και η ευθύνη βαραίνει αποκλειστικά την επιχείρηση.

(Εντός του 2026 αναμένεται η επέκταση του Ψηφιακού Πελατολογίου και σε άλλους κλάδους, Γυμναστήρια, Κέντρα αισθητικής και ψυχικής ευεξίας)

Για περισσότερες πληροφορίες, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στην Εξυπηρέτηση Φορολογουμένων της ΑΑΔΕ my1521 χωρίς χρέωση, εργάσιμες ημέρες από 7:00 έως 20:00.

Αν σε βοήθησε, μοιράσου αυτό το άρθρο με κάποιον που θα το χρειαστεί!

Στο λογιστικό γραφείο ForoLink – Καλογερά Βασιλική είμαστε δίπλα σου με απλές και ξεκάθαρες λύσεις για κάθε σου λογιστική και φορολογική ανάγκη.

Επικοινώνησε σήμερα μαζί μας. Θα χαρούμε να σε εξυπηρετήσουμε:

6988800566
kalofintax@gmail.com
Αποστολοπούλου 64, Κάτω Χαλάνδρι

Ο λογιστής σου προσιτά και υπεύθυνα, στην Αθήνα και Online Πανελλαδικά!

Συνδέσου μαζί μας και ενημερώσου εύκολα & αξιόπιστα, σε:

Facebook | Instagram | YouTube | TikTok | Viber | WhatsApp